¿Qué es CFDI 4.0 y por qué te lo exige el SAT?

CFDI son las siglas de Comprobante Fiscal Digital por Internet: el archivo XML que acompaña a cada operación de venta o cobro en México. La versión 4.0 entró en vigor de forma obligatoria en abril de 2023 y reemplazó a la 3.3 que muchos negocios todavía conocen.

Si recibes una factura emitida con CFDI 3.3 hoy, no es válida fiscalmente y no puedes deducirla. Esa es la razón principal por la que tu contador (o tú mismo) tiene que migrar.

Qué cambia respecto a la versión 3.3

CFDI 4.0 trae cuatro grandes diferencias frente a la versión anterior:

Más datos obligatorios del receptor. Antes bastaba con el RFC. Ahora cada factura debe llevar el régimen fiscal y el código postal del domicilio fiscal del receptor — exactamente como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal.
Nombre o razón social obligatorio. Tiene que coincidir con el padrón del SAT, sin abreviaciones ni S.A. de C.V. informal.
Nuevos campos de exportación. Aunque no exportes, el campo Exportación debe llenarse con 01 (no aplica).
Conceptos con ObjetoImp. Cada concepto declara si es objeto del IVA (02) o no (01).

Qué necesitas para emitir un CFDI 4.0

Para emitir, necesitas tres cosas:

Tu Certificado de Sello Digital (CSD) — los archivos .cer y .key que descargas del portal del SAT. No confundir con la e.firma, que sirve sólo para trámites en el portal del SAT, no para facturar.
Acceso a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) que timbre tus comprobantes. Facty incluye uno por defecto; no tienes que contratarlo aparte.
Datos del cliente: RFC, razón social exacta, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso CFDI.

¿Y si recibes facturas de proveedores?

Cuando alguien te factura, asegúrate de que en el XML aparezca:

Version="4.0" en el atributo raíz cfdi:Comprobante.
Tu RFC, razón social, régimen fiscal y código postal correctos en cfdi:Receptor.
Una firma del SAT en el sello del Timbre Fiscal Digital (TFD).

Si alguno de estos elementos falla, devuelve la factura y pide que la re-emitan. Después de aceptar el pago, cancelar y re-emitir es mucho más complicado.

Los catálogos del SAT que vas a ver mucho

Estos son los catálogos vigentes que verás en cualquier herramienta de facturación. Los más comunes:

Régimen Fiscal: 601 (General de Ley Personas Morales), 612 (Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales), 626 (RESICO), entre otros.
Uso CFDI: G01 (Adquisición de mercancías), G03 (Gastos en general), P01 (Por definir — sólo para receptores que aún no saben dónde aplicar la factura).
Forma de pago: 01 (Efectivo), 03 (Transferencia electrónica), 04 (Tarjeta de crédito), 28 (Tarjeta de débito).
Método de pago: PUE (Pago en una sola exhibición) o PPD (Pago en parcialidades o diferido).

En resumen

CFDI 4.0 es obligatorio. La 3.3 ya no se acepta.
Pide la Constancia de Situación Fiscal de tus clientes y captura los datos al pie de la letra.
El régimen fiscal y el código postal del receptor son los datos que más se equivocan.
Si facturas a crédito (PPD), no olvides el complemento de pagos cuando cobres.

Si quieres ver el flujo completo en Facty, revisa la guía para emitir tu primera factura.