Cómo cancelar un CFDI: motivos SAT 01-04 y cuándo aplica cada uno

Hasta 2021, cancelar una factura era cuestión de un click. Desde 2022, el SAT te exige declarar un motivo de cancelación y, si el receptor ya recibió la factura, pedirle su aceptación expresa. Esta guía explica los cuatro motivos válidos, cuándo aplica cada uno y qué debes hacer paso por paso.

Los cuatro motivos del SAT

Cuando cancelas un CFDI, el SAT te pide elegir uno de estos motivos:

| Clave | Nombre | Cuándo aplica | |-------|--------|---------------| | 01 | Comprobantes emitidos con errores con relación | Te equivocaste en algún dato y vas a re-emitir una factura nueva que reemplace a esta. Requiere capturar el folio fiscal (UUID) de la factura que sustituye. | | 02 | Comprobantes emitidos con errores sin relación | Te equivocaste pero no vas a emitir una factura sustituta (por ejemplo, ya no se va a hacer la operación). | | 03 | No se llevó a cabo la operación | La venta o servicio nunca se realizó. | | 04 | Operación nominativa relacionada en una factura global | Aplica cuando emitiste una factura nominativa por algo que ya estaba incluido en una factura global de un periodo anterior. |

¿Necesitas la aceptación del receptor?

Depende del monto y de quién es el receptor:

CFDIs de hasta $1,000 MXN → no requieren aceptación. Cancelas y listo.
CFDIs a un receptor con RFC genérico (público en general, residente en el extranjero) → no requieren aceptación.
Nóminas, retenciones, e-gresos por traslado → no requieren aceptación.
Todo lo demás → el SAT manda un aviso al Buzón Tributario del receptor. Tiene 3 días hábiles para aceptar o rechazar. Si no contesta, se considera aceptada por silencio administrativo.

Plazos para cancelar

Mismo ejercicio: puedes cancelar hasta el último día del año (31 de diciembre).
Ejercicio anterior: sólo dentro del mes siguiente al cierre del ejercicio si presentas declaración complementaria. Pasado ese plazo, el SAT no admite la cancelación.

Paso a paso en Facty

1. Abre la factura

Ve a Facturas, encuentra el folio que quieres cancelar y entra a su detalle. Vas a ver un botón Cancelar.

2. Elige el motivo

Facty te presenta los cuatro motivos con una explicación corta. Si eliges 01, te aparece un campo extra para capturar el UUID de la factura sustituta.

3. Confirma

Al confirmar, Facty manda la solicitud de cancelación al SAT. El estado de la factura cambia a Cancelación en proceso.

4. Espera la respuesta del SAT

Si no requiere aceptación → el estado pasa a Cancelado en segundos.
Si requiere aceptación → el estado se queda en Cancelación en proceso hasta que el receptor responda o pasen los 3 días hábiles. Facty re-consulta el estado del SAT cada hora.

5. Confirma el cambio en tu contabilidad

Cuando el estado finaliza en Cancelado, descarga el acuse de cancelación desde la página de la factura y guárdalo junto con el XML original. Tu contador o tu sistema contable los necesitan para evitar que esa operación siga apareciendo como ingreso.

Errores comunes

Motivo 01 sin UUID sustituto → Captura el folio fiscal de la factura nueva que reemplaza a la cancelada. Tiene que existir y estar vigente.
El receptor rechazó la cancelación → Tu cliente entró a su Buzón y dijo no. Ponte de acuerdo con él antes de re-intentar.
Plazo de cancelación vencido → La factura es muy vieja para cancelarse desde el portal o desde una app. Habla con tu contador para presentar una declaración complementaria.

Lo que no es una cancelación

Una nota de crédito (CFDI de tipo E) sirve cuando ya facturaste y necesitas devolver una parte del monto, no para anular la operación entera.
Una sustitución por error de dato se hace con motivo 01 + UUID sustituto, no con nota de crédito.

En resumen

Hay 4 motivos del SAT y elegir el correcto importa.
El motivo 01 requiere el UUID de la factura sustituta.
Si el monto supera $1,000, el receptor tiene que aceptar (o dejar pasar 3 días hábiles).
Guarda el acuse de cancelación con tu XML original.

Si quieres entender mejor qué datos llevan tus facturas para no llegar a este punto, repasa qué es CFDI 4.0.